নতুন অফিস নেওয়ার পরিকল্পনা করছেন? পছন্দের জায়গা, সুন্দর পরিবেশ আর বাজেটের মধ্যে ভাড়া মিলে গেলে অফিসটি ভালো লেগে যাওয়াই স্বাভাবিক। কিন্তু অফিস স্পেস ভাড়া নেওয়ার আগে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যাচাই না করলে পরে নানা সমস্যায় পড়তে হতে পারে।
হয়তো অফিসে পর্যাপ্ত বিদ্যুৎ সংযোগ নেই, কর্মীদের যাতায়াতে অসুবিধা হয়, পার্কিংয়ের ব্যবস্থা নেই, কিংবা ভাড়ার বাইরে অতিরিক্ত খরচ অনেক বেশি। এসব সমস্যা ব্যবসার স্বাভাবিক কাজে বাধা তৈরি করতে পারে।
তাই শুধু আয়তন বা ভাড়া দেখে সিদ্ধান্ত নেবেন না। ব্যবসার ধরন, কর্মীদের সুবিধা ও ভবিষ্যতের প্রয়োজন বিবেচনা করে অফিস বেছে নিন। চলুন, জেনে নিই অফিস ভাড়া নেওয়ার আগে কোন বিষয়গুলো যাচাই করা জরুরি।
অফিসের অবস্থান ব্যবসার কাজে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। অফিস এমন জায়গায় হওয়া ভালো, যেখানে কর্মীরা সহজে যাতায়াত করতে পারেন এবং গ্রাহক বা ব্যবসায়িক সহযোগীরাও সহজে আসতে পারেন।
অফিস নেওয়ার আগে খেয়াল করুন:
গণপরিবহনে যাতায়াতের সুবিধা আছে কি না
প্রধান সড়ক থেকে অফিসে পৌঁছানো সহজ কি না
আশপাশে খাবারের দোকান ও প্রয়োজনীয় সেবা পাওয়া যায় কি না
এলাকায় যানজটের অবস্থা কেমন
আসা-যাওয়ার সময় পথ নিরাপদ ও সুবিধাজনক কি না
মনে রাখবেন, কম ভাড়ার অফিস সব সময় সবচেয়ে ভালো পছন্দ নয়। যাতায়াতে বাড়তি সময় ও খরচ হলে দীর্ঘমেয়াদে ব্যবসার ব্যয় বেড়ে যেতে পারে।
অফিস নির্বাচনের সময় বর্তমান কর্মীসংখ্যা ও কাজের ধরন বিবেচনা করুন। শুধু বসার জায়গা থাকলেই হবে না। প্রয়োজন অনুযায়ী মিটিং রুম, রিসেপশন, স্টোররুম বা আলাদা কাজের জায়গাও লাগতে পারে।
অফিস দেখার সময় যাচাই করুন:
কর্মীদের বসার জন্য পর্যাপ্ত জায়গা আছে কি না
ডেস্ক, চেয়ার ও অন্যান্য সরঞ্জাম রাখার সুবিধা আছে কি না
আলো-বাতাস চলাচলের ব্যবস্থা কেমন
মিটিং বা গ্রাহকদের সঙ্গে কথা বলার জন্য আলাদা জায়গা দরকার কি না
ভবিষ্যতে কর্মী বাড়লে জায়গাটি যথেষ্ট হবে কি না
খুব ছোট অফিস যেমন অসুবিধা তৈরি করে, তেমনি প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বড় অফিস নিলে অকারণে বেশি ভাড়া দিতে হয়।
মাসিক ভাড়ার পাশাপাশি অন্যান্য খরচও আগে জেনে নিন। অনেক সময় মূল ভাড়া গ্রহণযোগ্য মনে হলেও অতিরিক্ত খরচ যোগ করলে মোট ব্যয় অনেক বেড়ে যায়।
সাধারণত যেসব খরচ থাকতে পারে:
সার্ভিস চার্জ বা ভবন রক্ষণাবেক্ষণ খরচ
বিদ্যুৎ, পানি ও অন্যান্য ইউটিলিটি বিল
ইন্টারনেট সংযোগের খরচ
পার্কিং ফি (প্রযোজ্য হলে)
অগ্রিম ভাড়া বা জামানত
অফিস সাজানো ও প্রয়োজনীয় পরিবর্তনের খরচ
কোন খরচ কে বহন করবেন, তা বাড়ির মালিকের সঙ্গে আলোচনা করে আগেই পরিষ্কার করে নিন। এতে পরে আর্থিক ভুল বোঝাবুঝির আশঙ্কা কমে।
চুক্তি অফিস ভাড়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। শুধু মৌখিক কথার ওপর নির্ভর না করে সব শর্ত লিখিতভাবে নিশ্চিত করুন।
চুক্তিতে বিশেষভাবে দেখুন:
মাসিক ভাড়া কত এবং কখন পরিশোধ করতে হবে
অগ্রিম টাকা বা জামানতের শর্ত কী
চুক্তির মেয়াদ কত দিন
ভাড়া বাড়ানোর নিয়ম কী
অফিস ছাড়তে হলে কত দিন আগে জানাতে হবে
চুক্তি নবায়নের শর্ত কী
মেরামত ও রক্ষণাবেক্ষণের দায়িত্ব কার
কোনো শর্ত বুঝতে অসুবিধা হলে স্বাক্ষরের আগে ব্যাখ্যা চেয়ে নিন। প্রয়োজনে অভিজ্ঞ কারও সহায়তা নিন।
আজকাল বেশির ভাগ ব্যবসা কম্পিউটার, ইন্টারনেট ও বৈদ্যুতিক যন্ত্রের ওপর নির্ভরশীল। তাই এসব সুবিধা ঠিকমতো কাজ করছে কি না, আগেই যাচাই করা জরুরি।
বিশেষ করে দেখুন:
প্রয়োজন অনুযায়ী বিদ্যুৎ সংযোগ আছে কি না
বিদ্যুৎ চলে গেলে বিকল্প ব্যবস্থা (জেনারেটর বা আইপিএস) আছে কি না
নির্ভরযোগ্য ইন্টারনেট সংযোগ নেওয়া সম্ভব কি না
পর্যাপ্ত বৈদ্যুতিক সকেট আছে কি না
শীতাতপ নিয়ন্ত্রণ ও বায়ু চলাচলের ব্যবস্থা কেমন
পানি ও স্যানিটেশন সুবিধা আছে কি না
ব্যবসা ইন্টারনেটনির্ভর হলে শুধু নেটওয়ার্ক পাওয়া যায় কি না দেখলেই চলবে না। স্থিতিশীল সংযোগ নেওয়ার সুযোগ আছে কি না, সেটিও যাচাই করুন।
অফিসের ভেতরটা সুন্দর হলেও ভবনের নিরাপত্তা ও সামগ্রিক পরিবেশ ভালো না হলে সেখানে দীর্ঘদিন কাজ করা কঠিন হতে পারে।
ভবনের প্রবেশপথ, সিঁড়ি, লিফট ও জরুরি নির্গমনপথ ভালোভাবে দেখে নিন। আগুন লাগলে নিরাপদে বের হওয়ার পথ এবং প্রয়োজনীয় নিরাপত্তাব্যবস্থা আছে কি না, তাও যাচাই করুন।
এ ছাড়া আশপাশের পরিবেশ কেমন, দিনের বিভিন্ন সময়ে অতিরিক্ত শব্দ হয় কি না এবং কর্মীরা স্বাভাবিকভাবে কাজ করতে পারবেন কি না, তা বিবেচনা করুন। পরিচ্ছন্ন ও নিরাপদ পরিবেশ কর্মীদের স্বস্তিতে কাজ করতে সাহায্য করে।
কর্মী, গ্রাহক বা ব্যবসায়িক সহযোগীরা নিয়মিত আসা-যাওয়া করলে পার্কিংয়ের সুবিধা গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
নেওয়ার আগে জেনে নিন:
মোটরসাইকেল বা গাড়ি রাখার জায়গা আছে কি না
পার্কিংয়ের জন্য আলাদা ফি দিতে হবে কি না
লিফট আছে কি না এবং সেটি নিয়মিত সচল থাকে কি না
প্রবেশপথ ও সাধারণ জায়গা নিয়মিত পরিষ্কার করা হয় কি না
ভবনের নিরাপত্তা ও রক্ষণাবেক্ষণের দায়িত্ব কার
ব্যবসার প্রয়োজন অনুযায়ী এসব সুবিধার গুরুত্ব ঠিক করুন, কারণ সব অফিসের জন্য একই সুবিধা দরকার হয় না।
অফিসে ওঠার পর ডেস্ক, পার্টিশন, সাইনবোর্ড বা অন্যান্য সরঞ্জাম বসাতে হতে পারে। কিন্তু সব ভবনে সব ধরনের পরিবর্তন করা যায় না।
তাই আগেই বাড়ির মালিকের সঙ্গে কথা বলুন। কোন পরিবর্তন করা যাবে এবং কোনটির জন্য অনুমতি লাগবে, তা জেনে নিন। বিশেষ করে দেয়াল রং করা, পার্টিশন বসানো, বাড়তি বৈদ্যুতিক সংযোগ নেওয়া ও সাইনবোর্ড লাগানোর বিষয়ে স্পষ্ট ধারণা রাখুন। এতে সাজানোর সময় অপ্রত্যাশিত সমস্যা এড়ানো যায়।
আজ ব্যবসা ছোট হলেও ভবিষ্যতে কর্মী বাড়তে পারে, নতুন বিভাগ যুক্ত হতে পারে, কিংবা গ্রাহক ও সরঞ্জামের জন্য বাড়তি জায়গা লাগতে পারে। তাই আগামী এক-দুই বছরে ব্যবসার সম্ভাব্য চাহিদা কেমন হতে পারে, তা ভেবে নিন।
প্রয়োজনে জেনে নিন, একই ভবনে পরে বড় জায়গা নেওয়ার সুযোগ আছে কি না। তবে শুধু ভবিষ্যতের কথা ভেবে প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বড় অফিস নিয়ে খরচ বাড়ানোও ঠিক নয়।
ভবনে কোনো সমস্যা হলে কার সঙ্গে যোগাযোগ করবেন, তা আগে থেকেই জানা থাকা দরকার। বিদ্যুৎ, পানি, লিফট, নিরাপত্তা বা মেরামতের সমস্যায় কে ব্যবস্থা নেবেন, সেটিও আলোচনা করে নিন।
একই সঙ্গে জেনে নিন অফিস ব্যবহারের নিয়ম, ভবনে প্রবেশের সময়সীমা এবং ছুটির দিনে অফিস খোলা রাখার ক্ষেত্রে কোনো শর্ত আছে কি না। শুরুতেই দায়িত্ব ও নিয়ম পরিষ্কার থাকলে পরে দুই পক্ষের সম্পর্ক ভালো রাখা সহজ হয়।
অফিস চূড়ান্ত করার আগে নিচের তালিকা মিলিয়ে নিন:
লোকেশন ও যাতায়াত ব্যবস্থা সুবিধাজনক
আয়তন ও বিন্যাস প্রয়োজন অনুযায়ী উপযুক্ত
মাসিক ভাড়া ও অতিরিক্ত খরচ জানা আছে
অগ্রিম টাকা ও জামানতের শর্ত পরিষ্কার
চুক্তির সব শর্ত বুঝে নেওয়া হয়েছে
বিদ্যুৎ, ইন্টারনেট ও পানির ব্যবস্থা যাচাই করা হয়েছে
ভবনের নিরাপত্তা ও জরুরি নির্গমনপথ দেখা হয়েছে
পার্কিং ও অন্যান্য সুবিধা সম্পর্কে জানা আছে
অফিস সাজানোর অনুমতি ও সীমাবদ্ধতা পরিষ্কার
মেরামত ও রক্ষণাবেক্ষণের দায়িত্ব ঠিক করা হয়েছে
ভবিষ্যতে ব্যবসা বাড়ার প্রয়োজন বিবেচনা করা হয়েছে
অফিস স্পেস ভাড়া নেওয়া একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত। তাড়াহুড়ো করে শুধু ভাড়া বা বাইরের সৌন্দর্য দেখে অফিস বেছে নেবেন না। লোকেশন, আয়তন, অতিরিক্ত খরচ, চুক্তির শর্ত, নিরাপত্তা ও প্রয়োজনীয় সুবিধা, সবকিছু যাচাই করে সিদ্ধান্ত নিন।
একটি উপযুক্ত অফিস কর্মীদের কাজের পরিবেশ উন্নত করে, গ্রাহকদের কাছে আপনার ব্যবসার ভালো ধারণা তৈরি করে এবং দীর্ঘমেয়াদে অপ্রয়োজনীয় খরচ কমায়। তাই সময় নিন, প্রয়োজনীয় প্রশ্ন করুন এবং সব শর্ত বুঝে তারপর চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নিন।
লোকেশন, মাসিক ভাড়া, অতিরিক্ত খরচ, অফিসের আয়তন, চুক্তির শর্ত ও নিরাপত্তা যাচাই করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
সার্ভিস চার্জ, বিদ্যুৎ ও পানির বিল, ইন্টারনেট, পার্কিং, অগ্রিম টাকা এবং অফিস সাজানোর খরচ থাকতে পারে। চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের আগে কোন খরচ প্রযোজ্য, তা জেনে নিন।
মাসিক ভাড়া, জামানত, চুক্তির মেয়াদ, ভাড়া বাড়ানোর শর্ত, চুক্তি শেষ করার নিয়ম এবং মেরামতের দায়িত্ব স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকা উচিত।
বর্তমান কর্মীসংখ্যা, প্রয়োজনীয় কাজের জায়গা, বাজেট, যাতায়াতের সুবিধা এবং ভবিষ্যতে ব্যবসা সম্প্রসারণের সম্ভাবনা বিবেচনা করুন।
নিরাপদ প্রবেশপথ, জরুরি নির্গমনব্যবস্থা ও ভবনের প্রয়োজনীয় সুবিধা কর্মী ও সম্পদের নিরাপত্তার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
ভাড়া ও জামানত, অতিরিক্ত খরচ, চুক্তির মেয়াদ, মেরামতের দায়িত্ব, অফিস ব্যবহারের সময়সীমা এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তনের অনুমতি সম্পর্কে জেনে নিন।